Carregando

Passo a passo para exportar e importar os dados do Educacenso

13/04/2020 | Conviva Educação

Se seu município não realizou a importação dos dados do Censo Escolar para o Conviva nos últimos anos, fique atento ao prazo: o arquivo do Censo Escolar 2019 só pode ser exportado no sistema Educacenso até dia 15 de abril, quarta-feira! Depois disso, só no ano que vem.

O segundo passo é fazer a importação para o Conviva – mas você terá até 26 de maio para isso. Então priorize agora a exportação! 

Lembre-se que ter esses dados sempre a mão é estratégico para este momento de teletrabalho (ou trabalho a distância): as informações preenchidas automaticamente nas ferramentas de Estudantes, Profissionais e Escolas e Matrículas são essenciais para o planejamento ser feito com bases reais. Esses dados também são a base para o preenchimento de outras ferramentas da plataforma, como Rotas do Transporte Escolar, Organização da Rede e Cardápios. 

Devido à pandemia do novo coronavírus, não se sabe quanto tempo será necessário para que as atividades presenciais voltem a ocorrer. Por isso use as funcionalidades do Conviva, que são online e podem ser acessadas por toda a secretaria de educação, e favoreça a colaboração e a autonomia da equipe. 

Nesta reportagem você encontra informações sobre como exportar e importar o Educacenso, de que forma dar continuidade às ações quando a importação for feita, e as experiências de outros municípios neste assunto. Dentro da ferramenta de Importação do Educacenso, você visualiza a área de Dúvidas Frequentes, e a página de introdução.

Leia esses materiais antes de realizar a importação!

Abaixo, encontre também o passo a passo de todo o processo. Acompanhe o tutorial em vídeo com cada uma das etapas, veja quais páginas acessar e as opções de comandos: 

Se você quiser retomar cada assunto citado acima, veja em qual trecho encontrá-los:

Até 1:41 – como fazer a exportação do arquivo do Censo Escolar 2019 no sistema Educacenso
1:42 a 2:05 – como extrair o arquivo ZIP em seu computador
2:06 a 4:21 – como importar os dados do Censo Escolar 2019 para o Conviva
4:22 a 5:31 – confirmação do sucesso da importação
5:32 a 6:42 – mensagem de erro da importação

Dicas sobre cada passo

Como exportar o arquivo do Censo Escolar 2019 no sistema Educacenso

Conforme apontamos no início deste texto, dia 15 de abril, quarta-feira, é o último prazo para os municípios realizarem a exportação dos dados do Censo Escolar no sistema Educacenso. Saiba mais assistindo ao vídeo acima e vendo as questões a seguir:  

1) Por onde começar?

O profissional identificado como Superusuário no Censo Escolar precisa realizar login no site do Educacenso. Em seguida, deve registrar CPF, senha, clicar na figura e no botão Acessar. No campo Entidade, selecionar Secretaria Municipal, que aparece na última opção.

2) Qual menu deve ser clicado para exportar o arquivo? 

Depois de acessar o sistema Educacenso com os dados requeridos, feche o menu Situação do Aluno e clique na opção Matrícula Inicial. Nela estarão os dados de escolas, turmas, alunos e profissionais em sala de aula de todos os estabelecimentos públicos e privados de educação básica e educação profissional, com data de referência do último Censo Escolar, 31 de maio. Veja mais:

- Clique em Migração, Exportação e Solicitar Arquivo;
- Em Dependência administrativa, selecione a opção Municipal e clique no botão Exportar;
- Leia o Termo de compromisso, marque a caixa De acordo, clique em Continuar e novamente em Exportar; 
- Aguarde e na coluna Ação clique em Visualizar arquivos, no símbolo de folha de papel. 
- Selecione uma pasta do seu computador e clique em Salvar.

3) Como descompactar o arquivo exportado do Educacenso?

Abra a pasta em que o arquivo exportado do Educacenso foi salvo. O formato dele será .zip ou .rar, e precisa ser descompactado antes de realizar o passo da importação. Clique com o botão direito do mouse no arquivo e depois em Extrair aqui. O arquivo será extraído na mesma pasta. Não tente abri-lo!

4) Exportei o arquivo do Educacenso, mas ao tentar extrair do formato .zip, ele aparece vazio ou como inválido. O que aconteceu?

Há dois caminhos possíveis: 

- Verifique se o arquivo baixado do Educacenso estava no menu Matrícula Inicial. Arquivos obtidos em outros menus costumam estar vazios ou apresentar mensagem de erro. Dica: o nome do arquivo começa com “1910601_24_”;
- Outro ponto a ser observado é qual o programa foi utilizado para descompactar o arquivo baixado do Educacenso. Ao utilizar o programa nativo do sistema Windows, a mensagem de arquivo inválido aparece. Recomendamos utilizar um dos dois programas gratuitos: WinRar ou o 7-Zip. 

5) Por que não exportar o arquivo do Educacenso chamado Situação do Aluno? 

Porque essa opção não é compatível com os dados necessários para preenchimento das ferramentas no Conviva. 

Como importar o arquivo do Censo Escolar 2019 para o Conviva 
 

No vídeo acima, veja os dados sobre como importar os dados do Censo Escolar 2019 para o Conviva, de que forma verificar a confirmação do sucesso da importação ou então a mensagem de erro da importação. Saiba mais aqui:

1) Quais os passos para importar os dados do Censo para o Conviva?

- Acesse a opção Ferramentas no Conviva e, em seguida, Importação do Educacenso (ou diretamente neste link);
- Clique no botão Pré-importar Educacenso. Leia o Termo de Responsabilidade dos Dados e clique em Estou ciente;
- Leia o texto de orientação, e se estiver de acordo, clique em Selecionar arquivo do Educacenso;
- Selecione o arquivo exportado do Educacenso (e já extraído do formato ZIP);
- Clique em Pré-importar arquivo;
- Caso apareça a mensagem de processamento do arquivo, atualize a página;
- Confirme se os dados pré-importados estão corretos;
- Clique em Importar Educacenso;
- Aguarde a importação ser finalizada. Não é necessário deixar o navegador da internet aberto.

2) Importei os dados, mas apareceu uma mensagem de erro. O que pode ter acontecido? 

Confirme que você seguiu todos os passos corretamente:

- Realizou o login no Educacenso com uma conta de Superusuário;
- Selecionou no campo Entidade a opção da Secretaria Municipal;
- Seguiu o caminho correto para exportar o arquivo (menu Matrícula Inicial); 
- Utilizou o programa WinRar ou o 7-Zip para descompactar o arquivo e não tentou abrir esse arquivo.

Se sim, siga essas dicas: como o prazo para exportar o arquivo no site do Educacenso está terminando, baixe novamente o arquivo e verifique se a mensagem de erro permanecerá. Caso continue com falha na importação, acesse a ferramenta de Importação do Educacenso e veja a justificativa no item Detalhes da Importação. 

Saiba como encontrar a mensagem de erro da importação:

- Em Notificações, abra a mensagem da falha da importação realizada. Leia toda a mensagem;
- Acesse a Ferramenta de Importação do Educacenso e clique em Baixar relatório de erros;
- Salve o arquivo no seu computador;
- Entre em contato com o articulador ou articuladora responsáveis pelo atendimento em seu estado e envie esse arquivo para que a equipe possa investigar as causas e te apoiar.

3) Como saber se a importação foi realizada com sucesso?

Para confirmar se a operação foi realizada com sucesso, clique no símbolo de Notificações. É possível visualizar as mais recentes ou fazer uma busca pelo campo de assunto. Por exemplo, digite "importação educacenso" e clique na lupa (ou aperte no botão Enter de seu computador). Em seguida:

- Abra a notificação que diz que a importação foi concluída;
- Leia o texto para confirmar se todos os dados foram importados com sucesso;
- Acesse as ferramentas “Estudantes”, “Profissionais” e “Escolas e Matrículas” (Turmas 2019) para ter acesso aos dados importados.

4) E se o município quiser realizar a importação novamente, mesmo tendo já feito isso anteriormente, em outros anos? 

Em 2018 e 2019, 1.900 municípios realizaram a importação dos dados do Censo Escolar no Conviva. Para esses casos não há necessidade de repetir esse processo novamente porque a funcionalidade não terá utilidade para essas realidades. Pelo contrário, pode causar transtornos porque as ferramentas de Estudantes, Profissionais e Escolas e Matrículas já estão preenchidas. Se novos dados forem incluídos, as anteriores serão sobrepostas e existe a possibilidade de duplicação das informações. Esse processo é irreversível! 

Por isso, ao invés de fazer nova importação, sugerimos que apenas atualize os dados que já existem nas ferramentas de Estudantes, Profissionais e Escolas e Matrículas. Basta criar uma rotina de registros cotidianos! 

Veja também:

- Se a base de dados no Conviva não for tratada previamente para que todos os cadastros (Estudantes, Profissionais, Escolas e Turmas) tenham informações em seus campos-chave, o município corre o risco de ter os dados duplicados. Está em dúvida quais são esses campos? Leia a “Etapa 3: Importação”.
- Apagar os dados das ferramentas é uma ação manual e só é permitida individualmente, ou seja, cadastro por cadastro. Por exemplo, se a base não foi tratada e o saldo é de 1000 cadastros duplicados, será necessário o município apagar um a um.

Se ainda assim seu município entender que é necessário realizar a importação, preencha este questionário solicitando permissão e nos contando o motivo pelo qual quer reimportar. Nossa equipe vai analisar sua justificativa e liberar o ambiente do Conviva para nova importação. Mas lembre-se: se seu município realizá-la, os dados de sua rede registrados nessas ferramentas serão sobrepostos ou duplicados, e o que já foi preenchido será apagado.

Como manter os dados atualizados nas ferramentas

Tão importante do que ter os dados do Educacenso na plataforma é mantê-los atualizados. Para isso é fundamental que a equipe responsável pelas ferramentas adote estratégias e rotinas para o registro contínuo das informações.

Antes de definir qual o plano de ação adequado para sua realidade, estude os materiais de ajuda que temos em cada uma das ferramentas - para encontrá-los, clique no botão laranja Podemos Ajudar no alto da página de cada ferramenta.

Saiba que é possível fazer a importação dos dados via planilha .csv nas ferramentas de Estudantes e Profissionais, que auxiliam na atualização de uma grande quantidade de informações. Para conhecer esse recurso, acesse:

Manual de importação (.csv)  dos dados de Estudantes
Manual de importação (.csv) dos dados de Profissionais
 

Notícias Relacionadas